Sveobuhvatan vodič o eArhivi

76

Uredba o elektronskom arhiviranju, poznata kao eArhiva, stupila je na snagu 1. januara 2024. godine

eArhiva
eArhiva

Uredba o elektronskom arhiviranju, poznata kao eArhiva, stupila je na snagu 1. januara 2024. godine, sa ciljem da pravna i fizička lica obaveže na dugotrajno čuvanje elektronskih dokumenata prema precizno definisanim tehničkim standardima. Na taj način, omogućava se lakše upravljanje dokumentima, povećava transparentnost i pravna sigurnost u poslovanju, kao i smanjenje troškova povezano sa skladištenjem i organizacijom arhivske građe.

Šta je eArhiva i zašto je važna?

eArhiva predstavlja savremeni način čuvanja dokumenata u digitalnom formatu, što omogućava bolju organizaciju i jednostavniji pristup informacijama u odnosu na tradicionalne fizičke arhive. U digitalnom okruženju, dokumenti su lakše dostupni, sigurniji od fizičkog propadanja i jednostavniji za pretragu. Implementacijom elektronskog arhiviranja, organizacije postižu brojne prednosti, uključujući povećanu efikasnost, smanjenje troškova i jednostavnije ispunjavanje pravnih obaveza.

Proces pripreme dokumenta za e-arhiviranje

Prvi korak u procesu e-arhiviranja je konverzija svakog dokumenta u format pogodan za dugotrajno čuvanje. Ovaj format mora omogućiti očuvanje integriteta dokumenta tokom vremena, bez rizika od gubitka podataka. Nakon konverzije, dokumenti se moraju obezbediti kvalifikovanim elektronskim potpisom ili pečatom kako bi se garantovala autentičnost i zaštitio integritet.

Ključne uloge u e-arhiviranju:

  • Stvaraoci dokumenta: Subjekti koji direktno kreiraju dokumentarni materijal.
  • Imaoci dokumenta: Oni koji preuzimaju odgovornost za dugotrajno čuvanje i upravljanje dokumentima, čak i ako ih sami nisu kreirali.

Svaki subjekt dužan je da izradi listu kategorija arhivske građe, definiše rokove čuvanja i elektronski je preda nadležnom javnom arhivu. Kroz Portal eUprava ovaj proces postaje jednostavniji i pregledniji, a digitalizacija doprinosi brzini razmene podataka između organa vlasti i preduzeća.

Tehnički zahtevi za e-arhiviranje

Elektronsko arhiviranje zahteva poštovanje određenih tehničkih standarda kako bi dokumenti ostali očuvani tokom vremena. Ključni zahtevi uključuju:

  1. Interna pravila: Organizacije moraju izraditi detaljna interna pravila za pripremu i čuvanje dokumenata.
  2. Bezbednosne mere: Potrebno je osigurati softver i podatke zaštitnim merama koje štite podatke od neovlašćenog pristupa i gubitka integriteta.
  3. Definisani formati za dugotrajno čuvanje: Elektronski dokumenti moraju biti u formatima koji omogućavaju očuvanje tokom vremena bez gubitka podataka.
  4. Klasifikacija i evidentiranje: Svi dokumenti se klasifikuju po vrstama i evidentiraju ključni metapodaci – kao što su datum nastanka, status dokumenta, format i vremenski žig.

Softverska rešenja za e-arhiviranje

Za pravilno i dugoročno elektronsko arhiviranje, ključan je izbor odgovarajućeg softvera koji podržava sigurnost i interoperabilnost, kao i redovno ažuriranje softverskih i hardverskih komponenti. Prilikom odabira softverskog rešenja, organizacije treba da obrate pažnju na sledeće faktore:

  • Interoperabilnost i integracija sa postojećim sistemima: Softver treba omogućiti lako povezivanje sa postojećim bazama podataka i operativnim sistemima.
  • Sigurnost podataka: Zbog prirode arhiviranih dokumenata, sigurnosni standardi moraju biti na visokom nivou.
  • Skalabilnost: Softversko rešenje treba da omogući proširenje kapaciteta, u skladu sa rastom obima arhiviranih dokumenata.
  • Jednostavnost korišćenja: Intuitivno korisničko iskustvo doprinosi efikasnosti rada zaposlenih.

Prednosti elektronskog arhiviranja za poslovanje

Pravilna implementacija eArhive donosi brojne benefite za organizacije, uključujući:

  • Ušteda vremena i resursa: Pretraga dokumenata postaje brža, a manji su troškovi fizičkog skladištenja.
  • Veća sigurnost i trajnost podataka: Digitalni formati omogućavaju duže očuvanje integriteta dokumenata u odnosu na papir.
  • Pravna sigurnost: Elektronsko arhiviranje olakšava ispunjavanje zakonskih zahteva i povećava pravnu sigurnost.

Elektronsko arhiviranje je korak napred u digitalizaciji i modernizaciji poslovanja. Uvođenjem ove tehnologije, organizacije mogu bolje upravljati svojim dokumentima, olakšati pristup informacijama, i dugoročno ostvariti značajne uštede. Uredba o eArhivi predstavlja važan pomak ka digitalnoj transformaciji i priliku za unapređenje efikasnosti poslovnih procesa.

Napomena: Ovaj blog post ima informativni karakter i ne predstavlja pravni savet. Za dodatne informacije i stručnu pomoć, možete nas kontaktirati putem forme na sajtu.